Das Projektportfolio managen - effektiven IT-Ressourceneinsatz ermöglichen

Im Fokus: Projekte mit hohem IT-Anteil und Innovationen. IT Ressourcen als Allgemeingut und Engpass

Übersicht

Aus jahrelangem Einblick in Projektmanagement- und IT-Organisationen landauf und landab gesprochen: Das Projektportfoliomanagement ist einer der Spitzenreiter, wenn es um Abweichungen zwischen Methodik und Realität geht. Ein Resultat dessen, wenn bei Entscheidungen Systematik und Menschen aufeinandertreffen.

„Ideen brauchen Flügel und ein Fahrgestell zur Landung.“
Zum einen benötigen Organisationen zum Weiterentwickeln Freiräume für Lernen und Experimente, sog. „Spielwiesen“ bzw. „Labors“. Zum anderen brauchen sie eine effektive Art und Weise zur Abwicklung zugehöriger Projekte vom gezielten Anstoßen von Projektinitiativen bis zur erfolgreichen Realisierung.

Für die Geschäftsbereiche sind entscheidende Fragen: Wie wählen Sie Projektvorschläge aus? Was gibt Ihnen den Überblick und langfristigen Ausblick über den Stand der Entwicklungsvorhaben Ihrer Organisation, um ein konzertiertes Vorgehen zu ermöglichen?

Das Projektportfolio beantwortet zentrale Fragen der Governance für das „Change the Business“ der Organisation: Was sind unsere laufenden Projekte? Sind diese Projekte die wichtigen/richtigen für unsere Organisation? Wie sind unsere Ressourcen auf diese Projekte verteilt? Welche Projekte haben bei Engpässen Vorrang?

Fragen, in die Ihre Projektorganisation, verschiedene Geschäftsbereiche und die IT involviert sind. Fragen, die last but not least auch für Audits und Unternehmensrisikoberichte zu beantworten sind.
Im Zeitalter der Digitalisierung benötigt die Mehrheit der Projektvorhaben aus dem Business die Mitarbeit der IT-Organisation.Die IT-Organisation als ein von allen Geschäftsbereichen gemeinsam genutztes „Allgemeingut“ kann in die Situation eines Ping-Pong-Spiels geraten, zwischen Projekten und zwischen Projekt und Wartungsrequests, oder bei Umstellungen und Ablösen von Systemen während parallel der Betrieb aufrecht zu erhalten ist: Ein Spagat, wenn die gleichen SpezialistInnen in mehreren Feldern benötigt werden.

Die Ausrichtung von Projektportfolios, die Koordination von Projektvorhaben untereinander, die Kopplung zum IT-Ressourcenmanagement: sie sind allzu leicht unterschätzte Erfolgsfaktoren im Zusammenhang mit Projekten. Pragmatische Ansätze für diese Aufgaben helfen Probleme lösen ohne dem Projektgeschehen bürokratische Hürden aufzubürden.

Wir beleuchten in diesem Spezialseminar die Ziele, Hindernisse und Potentiale eines gut funktionierenden Projektportfoliomanagements aus den jeweiligen Perspektiven der beteiligten Stakeholder. Beim gezielten Erarbeiten von Vorschlägen für Optimierungsmöglichkeiten in der Praxis zu wird sowohl auf die Voraussetzungen wie auch auf mögliche Risiken eingegangen.

Ihre TeilnehmerInnen nehmen praxisbezogene Inputs mit und erarbeiten individuell problemorientierte Lösungen, unterstützt durch unsere aus der Praxis kommenden, didaktisch erfahrenen SeminarleiterInnen.

Ziele

Das Steuern des Projektportfolios bedeutet, zielorientierte Entscheidungen über Projekte herbeiführen: ihren Start, ihren Rang in der Ressourcenzuteilung, ihren erfolgreichen Abschluss oder ihren Abbruch.

Managing Things: TeilnehmerInnen entwickeln die notwendigen Fähigkeiten für einen systematischen, mit Augenmaß gehandhabten Umgang mit Erfordernissen der Projektgovernance und der strategischen Ausrichtung des Projektportfolios, sowie der Koordination von Ressourcen in Kooperation mit der IT.

Leading People: TeilnehmerInnen lernen die Entscheidungen der beteiligten Personen ganzheitlich verstehen und diese Zusammenhänge adressieren. Sie steigern ihre Kompetenzen für folgende Handlungsfelder:

Für die Regelung von Projektinitiativen:

• Sie gewinnen einen Überblick zur Vielzahl möglicher Quellen von Projektinitiativen, die heute in der Praxis von Organisationen vorkommen.
• Sie können je nach Projektreife angemessene Rahmen gestalten für Vorprojekte (auf Basis traditionellen Projektmanagements) und Projektinkremente (auf Basis von agilen oder lean Projektvorgehensmodellen).
• Sie kennen wesentliche Kriterien und Bewertungsverfahren zur Reihung von Projektvorhaben oder Projektaufträgen.

Für Koordination und Governance der Projekte des Portfolios:

• Sie wissen um den Stellenwert, die Ziele und Aufgaben des Projektportfoliomanagements.
• Sie kennen ein Modell des organisatorischen Aufbaus für ein Projektportfoliomanagement.
• Sie können Rahmenbedingungen für Projektaufträge, Projektstatusberichte und Projektabschlussberichte passend zu den Erfordernissen des Projektportfoliomanagements je nach dessen Ausbaustufe definieren.
• Sie lernen, wo IT-spezifisch übergreifende Abhängigkeiten auftreten, beispielsweise bei Technologie-Einführungen oder -Ablösen.
• Sie erfahren, welche Stabsstellen aus der IT-Organisation Ihnen in der integrativen Sicht helfen können, damit Sie Überraschungen vermeiden.
  o Sie erfahren, wie sie im Projektportfoliomanagement helfen können, den spezifischen Erfordernissen von Change-Projekten zu genügen.

Für die Zusammenarbeit mit der IT-Organisation:

• Sie kennen die wesentlichen Anforderungen an das IT-Ressourcenmanagement aus Projekt- und Projektportfoliomanagementsicht.
• Sie verstehen, was Rahmenbedingungen für eine effektive IT-Arbeit sind und wie sich die Steuerung der IT-Ressourcenanforderungen aus dem Projektportfolio vorteilhaft oder nachteilig auf den IT-Aufwand in Projekten auswirkt, besonders in IT-Engpass-Situationen.

Für die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern aus den Geschäftsbereichen:

• Sie erfahren, was Sie aus sozialwissenschaftlichen Einsichten für einen konstruktiven Umgang mit geteilten Ressourcen gewinnen können.

Für die Integration der dynamischen Entwicklungswelt, speziell „Labors“, agil geführte Projekte, Rapid Prototyping:

• Sie werden mit den Grundzügen von dynamischen Vorgehensmodellen vertraut.
• Sie erfahren, wie Sie herangehen können, um im Dialog mit Vertretern dynamischer Vorgehensmodelle ein Zielbild für die übergeordnete Steuerung zu erarbeiten.

Für die Lenkung von Entscheidungsprozessen:

• Sie lernen, die formale Seite der Regelung von Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozessen einzuordnen.
• Sie werden mit verschiedenen Entscheidungsverfahren für Gruppen von Stakeholdern vertraut.
• Sie verstehen soziale Einflussmöglichkeiten für die horizontale Führung.

Seminarablauf

Das Spezialseminar ist in zwei Module gegliedert. Im ersten Tages-Modul schaffen wir einen gemeinsamen Überblick über Strukturelemente und führen problemorientiert methodische Zugänge ein. Das folgende 2-tägige Modul ist fokussiert auf die praktische Erarbeitung von Zielbildern und Problemlösungen.

Zielgruppe

• Absolventinnen der Technischen Universität Wien
• Mitarbeiterinnen der Technischen Universität Wien

•  Personen, die als Verantwortliche und Mitwirkende im PMO und in Stabsstellen des Projektportfoliomanagements bzw. Multiprojektmanagements oder Enterprise Projektmanagements: nach Wegen suchen, wie sie VertreterInnen aus Geschäftsbereichen und Unternehmensentwicklung in ausschlaggebenden Entscheidungen im Change the Business – Bereich aus Gesamtsicht besser unterstützen können, beitragen wollen, dass auf der operativen Ebene des projektbezogenen IT-Ressourcenmanagements für reibungslosere Abläufe, Minimierung des IT-Aufwands und Transparenz gesorgt ist.

• Personen, die als Verantwortliche und Mitwirkende im IT-Management:Ansätze benötigen, wie sie potentielle Konflikte in der Ressourcenverteilung rechtzeitig erkennen und in Zusammenarbeit mit den projektübergeordnet Verantwortlichen konstruktiv und im Sinne der Stakeholder-Gesamtsicht lösen können, beitragen wollen, dass auf der operativen Ebene des projektbezogenen IT-Ressourcenmanagements für reibungslosere Abläufe, Minimierung des IT-Aufwands und Transparenz gesorgt ist.

Vortragende

Impulse und Moderation: DI Dr. Monika Kerbl - Seniorberaterin/procon Unternehmensberatung

Seminarkosten

EUR 1.170 (exkl. Reise- und Aufenthaltskosten)

Frühbucherbonus

EUR 1.053 (exkl. Reise- und Aufenthalskosten) bei Anmeldung bis 22. Jänner 2019